Berusten organisaties in matige prestaties van projecten?


KPMG heeft onder 81 respondenten een onderzoek uitgevoerd naar de succesgraad van projecten en programma’s. Men heeft een kleurrijk rapport  opgeleverd van bijna 60 pagina’s, getiteld ‘Project- en programmanagement survey 2012 – Haalt u eruit wat erin zit?’ Het bevat veel informatie over het reilen en zeilen van projecten. Het onderzoek is uitgevoerd in zowel de profit als non-profit sector van Nederland en heeft een aantal interessante wetenswaardigheden opgeleverd.
Ik geef een aantal resultaten op een rij, met hier en daar feedback van mijn kant.

  • Ondanks dat professor Albert Boonstra aangeeft dat grote projecten vaker falen, blijkt uit het onderzoek dat projecten groter en complexer worden. 
  • Het belang van projecten om een strategie te implementeren is hoog (61%).
  • Kansen blijven liggen op het vlak van portfolio management: 30% past dat maar echt toe. Als het goed toegepast wordt, dan melden organisaties een hogere succesgraad in het realiseren van de strategie. 
  • De druk op projecten neemt toe omdat resultaten sneller worden verwacht. Herkenbaar! Het past in onze wereld van sneller toenemende veranderingen .
  • Organisatie moeten groeien in het sturen op baten. De baten zijn immers het echte succes van een project. In combinatie met verandermanagement worden meer baten gerealiseerd, stelt het rapport, mits de business actief stuurt op het gebruik van project resultaten.  Een voorbeeld uit eigen praktijk: als er een CRM project wordt opgeleverd, maar de applicatie wordt vervolgens weinig gebruikt door de business, dan zijn de baten lager,
  • De business case worden vaker (80%) toegepast , in 31% van de gevallen gebeurd dit voor alle projecten. 
  • Goed risicomanagement bewijst zijn waarde: 41% levert op conform gestelde kwaliteitseisen als er actief op gestuurd wordt. 
  • Meer dan 50% van de respondenten stelt opleidings eisen aan de projectmanager, 30% aan de project medewerker en (maar) 2% aan de opdrachtgever. Het belang van opdrachtgeverschap wordt te weinig onderkend, tot mijn grote verbazing!
  • De meeste gebruikte methodieken zijn MSP/Prince (60%) of een eigen bedrijfs variant. Het wordt meer gemeengoed om een methodiek te gebruiken.
 
We weten waarom projecten falen , er zijn genoeg best practices voor handen, maar toch worden deze weinig toegepast. Waarom? Een aantal verklaringen volgens het rapport:
 
  1.  Meer dan 50% van de respondenten geeft aan dat projecten zijn baten niet opbrengt door ‘mens gerelateerde aspecten‘ . Als de baten realisatie lukt, dan is dit zelfs 77%’. Wat zijn die ‘mens gerelateerde aspecten’
          a) Overschatting vd planning. met als gevolg vertraging, minder resultaten, hogere kosten en lagere baten. Mensen zijn van nature optimisten bij het maken van plannen.
         b) Teveel control. Ik vond het wel verrassend – maar eigenlijk niet – dat het gedwongen inzetten van QA paradoxaal leidt tot meer risicovol gedrag in projecten. Dus QA is goed, maar teveel leidt tot overkill en leidt tot schijncontrole.
  2.  Projectmanagement is een vak, je doet het er niet bij. De vaardigheden van de betrokken (vijf rollen) zijn te vaak minimaal (zie bijvoorbeeld de lage opleidingseis van 2% voor de opdrachtgever!). ‘Zorg voor juiste bezieling (commitment) van alle betrokkene’ is een citaat uit het rapport van een projectdirecteur. Een uitspraak die mij uit het hart is gegrepen. Daarnaast worden ‘de lessons learned’ te weinig gebruikt. Kortom: evalueren van projecten is één, maar het geleerde toepassen in een volgende project moet wel gebeuren. Ik heb wel een persoonlijke nuancering: projecten worden steeds unieker en zijn minder makkelijk te vergelijken. 
  3. De projectmanagement methode goed toepassen. In de praktijk wordt teveel gemonitord met administratieve druk als gevolg. De focus verschuift dan van daadwerkelijk sturen op realisatie naar alleen verantwoorden.  Het pragmatisch en effectief toepassen van methoden leidt meer tot gewenste resultaten is het advies. Herkenbaar en mee eens!
 
Conclusie 
Het is een boeiend rapport. Het biedt veel (cijfermatig) inzicht hoe projecten anno 2012 lopen. Het aantal succesvolle projecten is verdubbeld, maar het is nog steeds matig(20%).  Wat mij echt verbaasd dat maar aan 2% van de opdrachtgevers opleidingseisen worden gesteld door senior management.  Dan kan echt niet, want een project begint en eindigt bij een opdrachtgever. Steviger sturing vanuit senior management richting opdrachtgeverschap zal een effectiviteits verbetering geven van projecten. Toch haal ik dat niet uit het rapport, een gemiste kans! Onderzoeken hebben inmiddels vele malen aangetoond dat opdrachtgeverschap cruciaal is*. Ik moet daarbij denken aan een stelling van de in 2011 overleden managementconsultant Goldratt: Ieder mens vertoont het gedrag waarop hij wordt beoordeelt. Dit geldt niet alleen voor de opdrachtgever, maar voor alle (vijf) rollen in en rond projecten. Berusten organisaties in matige prestaties van projecten? Nee, niet bewust, dat laat het rapport ook zien. Het structureel aanpakken en inrichten van projecten geeft zeker een verbetering, nu nog sturen dat de betrokken rollen hun commitment afgeven!
 
* In mijn boek ‘Pak je rol en stuur de rollen’ ga ik uitgebreid in op deze onderzoeken.

Een reactie plaatsen

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *