Bob houdt de stakeholders aan het lijntje


Vijf rollen – De financier, sponsor of belangenbehartiger vallen onder de noemer van stakeholders in projecten en zijn belangrijk spelers op het projectenschaakbord.  Het zijn een van de vijf rollen die je als projectmanager en opdrachtgever regelmatig moet informeren om te voorkomen dat ze dwars door je project heen gaan. In een column van Management Team – MT kun je treffend zien hoe het niet moet. Bob is general manager bij een groot concern en vraagt als opdrachtgever manager Rob naar de voortgang van het project ‘The Client is Crucial’.
Lees en glimlach.

 

Hoi Rob,
Alles goed? Hoofdkantoor wil weten hoe het staat met het project The Client Is Crucial. Ik weet nog dat we in een startmeeting in januari vaststelden dat de klant cruciaal is voor onze business, wat we wellicht al veel eerder hadden moeten doen, maar goed, toen hebben we dus dat projectteam ingesteld – ook nog met een hoge urgentie. Kortom, Rob: hoe staat het ermee? Het hele project is eerlijk gezegd ook een beetje van mijn radar verdwenen.
Bob

Hoi Bob,
Ja, je kent het hè: druk, druk, druk. En dan verdwijnt zo’n projectteam toch stilletjes naar de achtergrond. Maar het klopt hoor: de klant is echt essentieel. Dat idee hebben we dan ook in de eerste drie meetings nader besproken en in een subteam laten uitwerken, gebruikmakend van extern onderzoek, waaruit ook bleek dat de klant cruciaal is, altijd goed om zo’n gedachte bevestigd te zien. We hebben tussen alle drukte door dat idee – The Client Is Crucial – in een notitie verwerkt. Die is nog niet af, dat subteam moet nog een keertje bijeenkomen. Maar goed, we zijn dus bezig,
Ben je zo voldoende geïnformeerd?
Rob

Rob,
Druk, ik ken dat. Toch stelt dit me een beetje teleur. We zouden toch redelijk snel een lijstje maken met verbeterpunten richting klant? En jullie zouden toch ook met klanten gesprekken voeren? Is dat ook nog niet gebeurd? Ik bedoel: ik kan hiermee echt niet aankomen bij Hoofdkantoor.
Bob

Bob,
We zitten heus niet stil hoor! Een ander subteam is een lijst aan het maken van onze klanten, want dat geloof je misschien niet, maar een overzichtelijk klantenlijst, centraal opgeslagen, die bestaat niet. Sales heeft een lijstje, marketing ook, net als F&A – heel gedoe, hoor, om erachter te komen wie nou eigenlijk onze klanten zijn. Maar voor de zomer moeten we eruit zijn. En ja, om nou in de zomer gesprekken te voeren met klanten, dat schiet natuurlijk niet op, dus dat hebben we verschoven naar het najaar. Binnenkort gaat er trouwens een subteam talking points opstellen voor die klantgesprekken.
Rob

Rob,
Hoeveel subteams zijn er nu al? Twee, drie, meer? En dan die talking points – het gaat er toch gewoon om dat je een klant benadert met de vraag: wat kunnen wij beter doen? Of zie ik dat verkeerd?
Bob

Bob,
Ja, oké, maar voor veel teamleden is het voor het eerst dat ze een klant ontmoeten. Dus die willen wel goed voorbereid daaraan beginnen. Het is geen kattenpis hoor, zo’n klant, daar zijn we inmiddels wel achter.
Rob

Aan Richard Vermeulen (Hoofdkantoor),
Als antwoord op je vraag hoe het staat met het project The Client Is Crucial: heel goed, Richard, héél goed. Het heeft hier de hoogste urgentie. Er zitten momenteel liefst vier teams op die uiterst secuur te werk gaan en – je kent me, hè – ikzelf zit er ook bovenop, want het is mij en de rest van de organisatie wel heel duidelijk dat de klant cruciaal is en het zal dan ook niet lang meer duren voor er ontmoetingen zullen plaatsvinden met die cruciale klant.

Ben je zo voldoende geïnformeerd? Ja toch?
Bob