De irritante waarom vraag


 

Projecten – Waarom, waarom, waarom? Simon Sinek is er beroemd mee geworden met deze simpele vraag. Wie kinderen heeft weet hoe persistent kinderen kunnen blijven hangen in de waarom-vraag. Ervaring leert dat na drie keer de waarom-vraag achter elkaar gesteld te hebben zelfs de slimste mensen geen antwoord meer hebben. Reden dat de waarom-vraag zeldzaam vervelend, zelfs irritant kan zijn. Maar, als continu lerende mensen weten we dat waarommen belangrijk is. Niet alleen voor de ontwikkeling van onze kinderen, maar ook voor onszelf: omdat we vervelende situaties graag willen vermijden.

De ‘Waarom” vraag

“Waarom is die test van het nieuwe softwaresysteem met twee weken uitgelopen?” Toen mijn opdrachtgever die vraag stelde had ik gelukkig meteen mijn antwoord klaar. Ik legde mijn opdrachtgever uit dat er een fundamentele fout was gemaakt bij het bouwen van de interface en dat de ontwikkelaars twee weken nodig hadden om de interface goed werkend te krijgen. De opdrachtgever raakte geïrriteerd omdat door fouten van dezelfde leverancier al eerder vertraging in het project was ontstaan. De waarom-vraag is o zo makkelijk gesteld. Terecht of onterecht? Ik was blij dat ik in dit traject doorgevraagd had en wist wat de vertraging had veroorzaakt. In deze situatie had ik, bij het bekijken van de voortgangsrapportages een rood signaal binnengekregen. Alarm, een duidelijk waarom-vraag moment. Maar met regelmaat merk ik dat de kostbare tijd van voortgangsoverleggen verspild wordt vanuit een simpele waarom-vraag waarna de aanwezigen volledig in de details zakken en we meer achteruitkijken dan vooruit.

Gepland vooruit- en achteruitkijken

Ze zeggen weleens, ‘We gaan achteruit struikelend de toekomst in’. Te vaak wordt te lang stilgestaan bij terugkijken: “Waarom is die mijlpaal niet gehaald of dat product nog niet gerealiseerd? Waarom, waarom, waarom,…” Voel je hem al, dat kleine knagertje die al na een paar waaroms van binnen gaat jengelen met de opmerking: ‘Dit gesprek gaat ons niet naar voren brengen’.
Veel interessanter wordt het gesprek als je bespreekt: Wat is nodig om die mijlpaal van komende maand te realiseren? Met welke risico’s moeten we daarbij rekening houden? En wat kunnen wij daaraan doen om die risico’s te beteugelen?

Vergaderen = tijd verspillen

Als projectmanager en ook als PMO’er (teamlid), constateer ik dat veel projectmanagers, inclusief ondergetekende, tijd verspillen door in voortgangsbesprekingen met de opdrachtgever de waarom- discussie ruimte te geven. Ernstiger wordt het als waarom-vragen de vergadering met het hele projectteam opeisen. Natuurlijk zijn er argumenten voor de verdieping, maar dan wel op het juiste moment.
Eerder haalde ik al aan dat waarom-gedrag prima is te verklaren door te wijzen op de behoefte fouten in de toekomst te willen voorkomen. Als dit zo sterk leeft in een team dat het de voortgangsoverleggen verstoort, dan wordt het tijd om hiervoor ruimte te creëren. Organiseer een aparte sessie waar het terugkijken en leren op de agenda staat. Mensen die volgens ‘Scrum’ werken herkennen dit als de ‘Retrospective’ en de PRINCE2-aanhangers kennen het als ‘Lessons Learned’.

Barber moet hangen

Waarom-gedrag kan ook een voortgangsoverleg verstoren omdat mensen willen uitzoeken of de schuld bij een ander ligt, zodat ze weten dat ze zelf uit de vuurlinie blijven. ‘Barbertje moet hangen’, is zo’n uitspraak die we vroeger bij Nederlandse literatuur meekregen; we willen graag dat de veroorzaker van een probleem zichtbaar wordt. Maar wat de oorzaak ook mag zijn: het voortgangsgesprek met opdrachtgever of projectteam is het verkeerde moment.

Vooruitvragen

In het overleg met opdrachtgevers probeer ik ruimte te geven aan zowel het belang van de opdrachtgever als aan mijn eigen belang. De opdrachtgever wil geïnformeerd worden over de voortgang. Ik wil de acties en besluiten bespreken die nodig zijn om het project zo goed mogelijk over de eindstreep te brengen. Dus besteed ik de meeste tijd aan zaken die voor me liggen. Wat gaan we komende periode opleveren en hoe kan de opdrachtgever mij helpen om de risico’s te omzeilen? Welke acties en welke besluiten zijn daarvoor nodig? Wat ga ik doen en wat doet de opdrachtgever? Vergeet niet dat het ook zijn project is en dat hij daar best iets voor mag doen. Mijn advies is dan ook: kijk vooruit en vraag daarover aan de opdrachtgever wat je wilt weten en nodig hebt. Vraag vooruit!

Tip: Vraag vooruit. Bespreek de mijlpalen en risico’s die nog vóór je liggen. En als je ‘Waarom ging dat niet goed?’ te horen krijgt, stel dan voor om die vraag te parkeren tot een volgende bespreking: ‘Zullen we morgen dat eens evalueren?’

Dit is een gastblog van Remco Reitsma, mede oprichter van ProjectReports
Tweet about this on TwitterShare on LinkedInShare on FacebookShare on Google+

Een reactie plaatsen

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Verplichte velden zijn gemarkeerd met *