Geen documenten terreur in projecten


Wie kent de zoektocht niet? Je bent als projectmanager, (of welke andere rol dan ook), net een organisatie binnengekomen. Tja, hoe pakken ze hier projecten aan? Goed rondneuzen helpt. En dan kom je erachter: er is een methodiek en daar staan de sjablonen! Soms keurig verdeeld per rol: sjablonen voor opdrachtgevers, voor projectmanagers, voor teamleiders. Maar ja, het gebruik van sjablonen kan leiden tot veel papierwerk en bureaucratie. Iets waar ik een hekel aan heb. Vandaar dat ik ook beknopte en overzichtelijke sjablonen gebruik. Want niet alleen ik, elke goede projectmanager wil geen documenten terreur in projecten! Want het leidt tot schijncontrole.

Het is ook eigenlijk niet meer van deze tijd, dat gemail van al deze documenten. De activiteiten van de posterijen zijn een beetje afgedaan, maar als je ziet wat voor tsunami aan informatie je nu ontvangt via de webduif? Ik snap wel waar een “zero-email-beleid” vandaan komt. Kunnen we die projectbrief met business case en dat project initialisatie document met product breakdown structure en een bijlage met product descriptions niet via Twitter verspreiden of op Facebook plaatsen?

Nee, toch niet. Denk je eens in:

  • wie leest nu werkelijk nog een document van meer dan twee A4’tjes? 
  • wie schrijft er thuis nog brieven aan z’n vrienden?

Nu zijn collega’s geen vrienden, en als ze negatief over jouw project oordelen natuurlijk al helemaal niet. Maar hoe houd je ze te vriend? Samen gezellig via social media een projectvoorstel in elkaar sleutelen? Ik denk dat we daar nog niet aan toe zijn. Een enkele keer wordt er iets geprobeerd om met elkaar aan een document te kleien. Met het projectteam, fysiek in een ruimte, met een beamer, koffie/thee en zo. Als alle deelnemers beamers zijn, gaat dat best goed, maar o wee als er een discussie ontstaat… En daarna is het altijd zoeken: wie heeft de laatste versie van de business case, het project plan, het product, de voortgangsrapportage enz enz? Herkenbaar?

In de maatschappelijke wereld word door jan en alleman volop ‘social’ gecommuniceerd en samengewerkt. Prachtig toch? Zijn we in de projecten daar ook niet aan toe om deze werkwijze een beetje  meer “social” te maken, met een beetje vaste structuur? Als de moderne oplossingen nu werkelijk die “perfecte, geïntegreerde, gebruiksvriendelijke, altijd beschikbare cloud-projectmanagementoplossingen” zijn die ze beloven, waarom gebruiken we die dan niet…?

Onlangs kreeg ik een uitnodiging voor de lancering van een nieuw product. Een alternatieve naam: KickerPlaza… ‘t Zal wel zinspelen op PRINCE-en en kikkers… De initiatiefnemers hebben begrepen hoe je methodisch werkt, maar hebben vanuit hun ervaring wél gekeken hoe je dat handig doet. Kijk zelf maar eens op www.kickerplaza.nl

Remco Reitsma

Tweet about this on TwitterShare on LinkedInShare on FacebookShare on Google+

Een reactie plaatsen

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Verplichte velden zijn gemarkeerd met *

Een gedachte over “Geen documenten terreur in projecten

  • get smart

    Zoals bij alle andere softwareprojecten zijn veranderingen in de software onvermijdelijk. RUP beschrijft een aantal methoden om deze veranderingen te beheersen en nauwkeurig te volgen. RUP beschrijft ook beveiligde werkruimtes, hierin staat bijvoorbeeld dat het systeem van een programmeur niet aangetast mag worden door veranderingen in een ander systeem.