Geheim 5: transparantie moet.


InstrumentIn de serie Zes geheimen van verandering vandaag een actueel thema. Hoe minder het vertrouwen, hoe harder de roep om transparantie. Een uitspraak van professor Mathieu Weggeman. Een herkenbare statement.  Neem de € crisis: het vertrouwen is ver te zoeken bij Henk & Ingrid. Idem hebben we dit gezien bij de affaire DSB, Fortis of de woekerpolissen door de vage kostenstructuur. Transparantie is nodig om het vertrouwen terug te verdienen. Bij Dell heeft dit goed gewerkt. De service begon minder te presteren. Na klachten van klanten werd dit anders aangepakt: met geeft op elk moment aan wat de status is van een klacht. Het helpt om regelmatig en helder inzicht te geven in (tussen) resultaten. Laat zien hoe ze tot stand zijn gekomen. Wanneer voor iedereen op elk moment alles transparant is, ontstaat er een sfeer van ”positieve druk’. Druk die wordt ervaren als eerlijk en redelijk. Druk die omgezet kan worden in acties die leiden tot oplossingen en druk waar geen ontkomen aan is.

Fullan geeft wel terecht een ‘maar’ aan. Transparantie is niet: alles meten en rapporteren of een meetlat voor prestatieverantwoording. Overspoel de collegas niet met teveel informatie, zodat ze in de war raken. Als data niet in actie overgezet kan worden, dan heeft het geen zin die informatie te verspreiden.  Daarnaast geven meetsystemen soms druk en een repressief effect waardoor mensen allen voor zichzelf gaan zorgen en streven naar quick-wins.
Data gestuurde ontwikkeling moet daarom aan de volgende spelregels voldoen, waarbij andere geheimen ook ingezet worden:

  • Laat zien wat de vordering is ten opzicht van een vorige jaar en gebruik objectieve normen (x% van y enz). Benchmarken kan helpen met anderen bedrijven mist vergelijkbaar natuurlijk. Objectiviteit verkrijg je door:
    • Beschrijven: iets op papier zetten als iets jouw mening is. Je vraagt andere om er iets van te vinden (geheim 3). Door later te terug kijken naar dit papier kan je bepalen of je vooruitgang hebt geboekt. Je komt in actie, reflecteert, en evalueert.
    • Bevragen: Samen tot een gedeelde verwachting komen, waardoor de geldigheid iets groter is. Checken met auditing visitatie, benchmarking (geheim 2).
    • Bewijzen: als de normen/waaarden objectief onderzocht zijn dan is de geldigheid hoger. Laat men zelf zinvol bijdragen (geheim 2).
  • Stel streefdoelen vast.
  • Bouw en verbeter de verander capaciteit  in de organisatie en ondersteun dit met effectieve instructie.
  • Trek geen conclusie naar 1 jaar, beter is om dit te doen over een periode van 3 jaar om een trend te bepalen.
  • Geef doelgerichte ondersteuning als men het niet haalt: hiermee kan je iedereen aan boord houden en het is goed voor het draagvlak.

Nogmaals, druk ontstaat door constructieve transparantie: de data moet nauwkeurig zijn  niet en mag niet-veroordelend zijn. De data wordt gebruikt voor het verbeteren van prestaties en voor het afleggen van verantwoording. Waarom transparantie helpt?

  • Het speelt een belangrijk rol in de deze platte wereld: informatie voor iedereen bereikbaar. Publiek en de belanghebbende (alle stakeholders) vragen om transparante verantwoording. Dus als leider kan je niet doen of je neus bloedt…
  • Het is een goed streven en essentieel voor succes. Het alternatief – informatie achterhouden – is niet zinvol. Transparantie heeft vaak invloed op de cultuur. Die moet ontwikkeld worden waarin het normaal is om te leren van fouten (door transparantie komen fouten eerder op tafel).
  • Transparantie kan worden gebruikt als verbeterinstrument; Maak transparant de gegevens en de succesvolle aanpakken.
  • Geloofwaardigheid en de gezondheid van organisaties zijn op lange termijn afhankelijk van het publiek.
Bovenstaande geldt natuurlijk ook voor projecten.Wees transparant in de voortgang, de uitgaven, de resultaten enz. In mijn ervaring ben ik regelmatig tegengekomen dat projecten – al of niet bewust – data niet transparant communiceren. Al deze projecten hebben een teleurstellende opdrachtgever als rode draad..Geen enkel project uitgezonderd…
Tenslotte reflectie en doordenkers:
  • Is het aantoonbaar dat organisatie/project continue aan (resultaat) verbetering werkt? Waar staat het beschreven, en welke objectieve bewijzen zijn er?
  • Hoe uit zich dat in jouw eigen professionaliteit?
  • Als transparantie goed geregeld is, onstaat er positieve sfeer en druk: druk die als redelijk wordt ervaren en leidt tot actie en tegelijk ontonkoombaar is. Kun je voorbeeld noemen?

Deze blog is een serie naar het boek van Michael Fullan: ‘De zes geheimen van veranderingen’
Introductie
Geheim 1: houd van je medewerker.
Geheim 2: Verbind collega’s doelbewust.
Geheim 3: Capaciteit opbouwen staat voorop.
+ Geheim 4: Leren in het werk.

 

Een reactie plaatsen

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *