Hoe manipuleer ik een stuurgroep


Projecten – Tijdens trainingen hoor ik wel eens een verzuchtende opmerking: stuurgroep? Daar heb je alleen maar last van. Toch heb je de beslissers nodig. Sterker, jij moet als projectmanager een stuurgroep sturen. 

Zo maar een stuurgroepvergadering

  • Projectmanager: “besluiten we dan nu dat we de wijziging in het proces gaan doorvoeren?”
  • Stuurgroeplid 1: “nee, want we weten nog niet de volledige impact”.
  • Stuurgroeplid 2: “en ik wil graag even mijn teamleiders raadplegen”.
  • Stuurgroeplid 3: “ja op zich wel, maar jij zou toch nog uitzoeken of die aanpassing technisch wel mogelijk was? Kun je dat doen voor de eerstvolgende vergadering?”

Eindeloze inhoudelijke discussies over een onderwerp. En daarna GEEN beslissing. Het kost zeeën van tijd, zorgt voor frustratie bij de leden van de stuurgroep omdat ze die tijd eigenlijk niet hebben, en bij jou voor frustratie omdat je niet de voortgang maakt die je wilt. Stuurgroepleden vinden beslissingen nemen eng. Dat betekent namelijk dat je een andere mogelijkheid uitsluit. En dat ze ergens verantwoordelijkheid voor moeten nemen. Om snelheid te houden in je project, ga je politiek bedrijven.

Dat doe je als volgt. Zorg dat je de bedenkingen vóór bent. Laat zien dat je alles hebt doordacht. Zorg voor genoeg medestanders. Geef de stuurgroepleden alles wat nodig is om een beslissing te nemen. Dit kost wel wat voorbereiding, maar het resultaat is het waard.

Wees alle bedenkingen vóór

De duidelijkste manier om bedenkingen voor te zijn, is werken met een beslisdocument (voorkeur: een powerpoint). In een beslisdocument zet je alle mogelijkheden op een rij met alle voors en tegens. Geef ook je eigen, onderbouwde, advies. Dat betekent dat je drie onderdelen helder moet hebben.

  1. Welke mogelijkheden zijn er?
  2. Wat zijn de consequenties zijn van elke beslissing?
  3. Wat adviseer jij en waarom?

Gerdy Heek werkt dit prachtig uit in haar blog hoe je een stuurgroep zelf kan sturen. Zij gebruikt het wordt manipuleren, ik gebruik liever het werkwoord sturen.  Zolang je het sturen van de (rollen in de) stuurgroep transparant en open doet, dan komt dat altijd ten goede aan het gemeenschappelijke resultaat. Het rollenspel sturen is en blijft een vaardigheid die steeds belangrijker wordt. De gebruikt projectmanagementmethode doet er minder toe (daar zal ik wel weer reacties op ontvangen…).


 

Tweet about this on TwitterShare on LinkedInShare on FacebookShare on Google+