Hoeveel ping-pongballen zitten in de box?


SchattenDeze week ben ik met een groep van 26 collega’s (van verschillende hogeronderwijs instellingen) in de USA voor een (Educause)  congres in Philadelphia over Onderwijs en IT. Het is een groot congres met >100  presentaties over onderwijs en IT. De bezoekers (ca. 4000)  komen uit de gehele wereld. Daarnaast zijn er vele leveranciers die graag hun producten demonstreren. Om het op zijn Amerikaanse te zeggen: a huge congres…

Een van de presentaties was een zogenaamde postersessies: Op een muur hangt een poster met daarop een korte samenvatting over een bepaald onderwerp. Met de maker van die poster kan je vervolgens in discussie. Dat gebeurde volop!
Ik kwam een interessante poster tegen van Sean Philpott van Emmanuel College over project schattingen. In feite zijn projecten gebaseerd op ‘estimates’ (schattingen). Letterlijk  betekent het  woord es-ti-mate:” to form an approximate judgement or opinion regarding the worth, amount, size, weight, etc, of; calculate approximately”. Vrij vertaald ‘een ongeveer beoordeling /mening’
Vaak worden schattingen als waarheid aangenomen en in beton gegoten. Dan kunnen mogelijk gevolgen zijn dat projecten uitlopen en duurder worden. Als projectmanager verlies je je geloofwaardigheid en soms wordt je geconfronteerd met vervelende discussies. Wie kent ze niet!
Ping-pongIs het dan zo lastig een goede schatting te maken? Blijkbaar. Sean gebruikte ping-pongballen om duidelijk te maken hoe lastig het is. Hij liet een eierdoos (voor zes stuks) zien en de bezoekers mochten raden hoeveel ping-pong ballen er in zaten. Die schatting was makkelijk te geven: zes. Dat kwam omdat wij de doos (omgeving) herkennen en dan goed weten hoeveel eieren in zo’n eierdoos passen. Vervolgens liet hij een plastic doorzichtig doos zien (zie foto). Op de vraag wat de hoeveelheid ping-pongballen zijn liepen de antwoorden uiteen van 75 tot 220 stuks.  Hoe onbekender de omgeving, hoe groter de spreiding in de schattingen. De metafoor was prachtig!! Wat zijn de barrieres om een goede schatting te maken?
  • Gokken wordt te vaak gedaan ipv beschikbare info te gebruiken, want het duurt te lang om deze info boven tafel te krijgen
  • Er is geen historische informatie van vorige projecten beschikbaar
  • Er staat druk op de vraag om snel te reageren
  • De vooraf gekregen informatie is niet compleet
  • Weinig begrip dat een bepaalde activiteit een hoeveelheid (doorloop)tijd/geld kost
  • De gewenste einddatum wordt beschouwd als de geschatte inspanning.
Wat kunnen we dan wel doen om goede schattingen te maken?
  • Gebruik historische informatie: dit is gelijk ook een goede reden om projecten te documenteren en te evalueren wat een project daadwerkelijk heeft gekost
  • Zorg er voor dat de juiste mensen de schattingen maken: de person die het meeste van de desbetreffende materie afweet, die geeft een schatting af.
  • Bescherm je succes: vraag om meer tijd om te schatten als het nodig is.
  • Vergeet de details niet mee te nemen in de schattingen, zoals vergaderen, verlof, afdelingsoverleggen enz.

Conclusie:

Wees bewust dat een project gebaseerd is op schattingen.  Ik heb zelf in het verleden wel eens een onzekerheidsmarge aangegeven als de deskundige het ook niet zeker wist.  Bijvoorbeeld: deze activiteit kost 180 uur +/- 50%. De spreiding geeft dan de onzekerheid al aan. Met ingang van nu kan je in de discussie het voorbeeld gebruiken van de ping-pongballen…
O ja, nog een laatste vraag: hoeveel ping-pong ballen zitten in de doos? Reacties welkom…

 


Een reactie plaatsen

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

5 gedachten over “Hoeveel ping-pongballen zitten in de box?