Met vreugde vergaderen!


Projecten – Lange, saaie, niet inspirerende vergaderingen. Vaak dezelfde mensen aan het woord. Wie kent het niet? Met vreugde vergaderen, is dat mogelijk? Projectmanagers vergaderen veel. Je kent het wel, de voortgang bespreken met het projectteam, opdraven bij stuur-en regiegroepen, sessies met (toe)leveranciers enz.

Een goede voorbereiding* van een vergadering is key. Dat is op zich geen nieuws.  Bedenk van te voren welke resultaten je wilt behalen uit een vergadering. Maar wanneer is een vergadering nu effectief?

Promoveren op vergaderen

Daar kan je blijkbaar je op promoveren. Want communicatiedeskundige Lise van Oortmerssen  is ooit gepromoveerd aan de Universiteit Wageningen op dit onderwerp. Een effectieve vergadering bevat veel interactie en weinig lange monologen concludeert Van Oortmerssen. Zij woonde meer dan een jaar lang de maandelijkse vergaderingen bij van twee besturen en  heeft allerlei metingen gedaan.  
Het boeiende van haar onderzoek is dat de opgedane inzichten prima te gebruiken zijn door projectmanagers. Enkele conclusies:

  •  Er is een relatie tussen vertrouwen en conversatiepatronen. Hoe meer onderling vertrouwen er is, des te meer openheid in de conversaties. Dit inzicht is niet nieuw. 
  • Bij een open manier van communiceren groeit het vertrouwen. Handig te weten voor de voorzitter: stimuleer de conversatie. Betrek mensen in de vergadering die weinig zeggen maar wel degelijk een mening hebben!
  • Een goede sfeer en inhoud is belangrijk, maar het vertrouw groeit en de creativiteit neemt toe als deelnemers geneigd zijn elkaar vragen te stellen en feedback te geven op elkaar. 
  • Een krachtige en kundige voorzitter is nodig. Veel vergaderingen lopen in de soep omdat de voorzitter te beleefd is en lange monologen niet afbreekt. 
  • Stel als voorzitter vragen en zorg ervoor dat deelnemers op elkaar reageren, zodat er ‘flow’ ontstaat. Het verhoogt het #samenspel en het commitment!

Geen kippenhok

Het paradoxale vind ik nu wel dat ikzelf altijd in mijn achterhoofd heb dat het geen kippenhok moet worden of een Poolse landdag. Herkenbaar? Van Oortmerssen zegt eigenlijk dat deelnemers meer op elkaar moeten gaan reageren en dat je dat moet uitlokken.  In mijn woorden, een geregisseerd kippenhok? Zelfs wanneer dit ogenschijnlijke chaos met zich meebrengt”, adviseert Lise van Oortmerssen. 
Ik ga oefenen en zelf empirisch onderzoeken en of het de vergader vreugde verhoogd! 

* In mijn boek geef ik daar praktisch tips en voorbeelden van.

 

Tweet about this on TwitterShare on LinkedInShare on FacebookShare on Google+

Een reactie plaatsen

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Verplichte velden zijn gemarkeerd met *