Met onbekenden onbekenden mijn project plannen


Met onbekenden onbekenden mijn project plannen

Projecten – Plannen is een kunst, zelfs met de beste tools. Dit ondervind ik steeds weer opnieuw, nu ik per 1 maart directeur geworden ben van Progressive Planning BV, het bedrijf achter Getting Projects Done en gpd.today. Maar wat is er zo lastig aan het plannen van een project? 

Volgens Daniel Kahneman, psycholoog en nobelprijswinnaar, komt het door de unknown unknowns. Er is niet bekend wat mis kan gaan, dus we kunnen het niet nauwkeurig plannen. Deze paradoxale planningsfout is prachtig beschreven in zijn boek Thinking Fast en Slow.

We gebruiken vaak alleen een intern gezichtspunt, wat zorgt voor optimistische schattingen; een ideaal toekomstbeeld hoe het project gaat verlopen door ons voor te stellen hoe de klus geklaard gaat worden, vervolgens hieruit de deadline en budget te berekenen. Allemaal succesvolle activiteiten en resultaten natuurlijk, je gaat geen activiteiten verzinnen of plannen die niet succesvol zijn?

De werkelijkheid gaat door

Vreemd, omdat mislukkingen in bijvoorbeeld de R&D praktijk vaker voorkomen dan successen. Daarnaast zijn er nog vele andere unknowns  die de dagelijkse planningen in de war gooien, die we de ‘werkelijkheid’ noemen: gisteren bleek dat tijdens het schrijven van dit stukje, waarvoor ik een uurtje had uitgetrokken, mijn eigen “Kahneman” niet op zijn plek stond… Moest ik eerst vinden en ophalen en dat kostte me zomaar een half uurtje extra. En zo gaat de werkelijkheid maar door, die in projecten ook niet vreemd zijn

Bij de ontwikkeling van een nieuw product vroeg ik aan alle teamleden individueel een schatting te maken, die uiteenliep van 3 tot 9 maanden. Tja…Toen ik in herinnering bracht dat  het vorige project ruim meer dan twee jaar had geduurd en dit nieuwe project mogelijk nog ingewikkelder was, werd mijn informatie het liefst genegeerd. Niemand kon zich voorstellen waarom het zo lang zou duren, dus het kón gewoon niet kloppen. De rationaliteit van de historische informatie werd opgeofferd door de aantrekkingskracht van het interne gezichtspunt. De bekende vlucht naar voren. Deze ontwikkeling kende zoals altijd de normale  tegenslagen en duurde uiteindelijk drie jaar.

Leer van het verleden

Er zijn echter professionals, die er wel in slagen goede schattingen te maken. Wat is hun geheim? Vaak speelt goede intuïtie door ruime ervaring of complete documentatie, van soortgelijke projecten uit het verleden, een belangrijke rol. Deze mensen hanteren impliciet, bewust of onbewust, feitelijk vergelijkingsmateriaal . Ze halen zich vergelijkbare projecten uit het verleden voor de geest en passen deze informatie rücksichtslos toe op de nieuwe situatie. Een betere schatting voor nieuwe ontwikkelingen is er gewoon niet.

Kortom : Leer vooral van gerealiseerde, soortgelijke projecten. Bouw een historie op van je projectdata. Er is geen enkele reden om aan te nemen dat de onbekende onbekenden in jouw project niet zullen toeslaan. Of werkt je team dit keer sneller dan in het verleden, of sneller dan anderen. Nee toch?

Niemand kan onbekende onbekenden plannen. Zelfs wij van Progressive Planning niet. Je kunt wel beter leren plannen. Kijk maar eens hoe wij dat doen op Getting Projects Done.

 

Dit is een gastblog van Jeroen Wissink. Hij is commercieel directeur van Getting Projects Done een projectmanagement platform gebaseerd op het bekende principe van Getting Things Done van Dave Allen. Voor andere bijdrage van gastbloggers: zie hier


 

Tweet about this on TwitterShare on LinkedInShare on FacebookShare on Google+