Project evaluatie is beter leren blunderen


Hoe goed projecten ook georganiseerd zijn, fouten worden altijd gemaakt. Net als in topsport. Ik gebruik  topvoetbal  wel eens als metafoor, maar met wielrennen is ook een perfecte vergelijking te maken.  Professionele wielrenners zoals onze Belgische vriend Tom Boonen gaat ook weleens keihard onderuit tijdens de eindsprint. Is hij dan ongeschikt?

Nee, hij leert daarvan om de volgende keer nog beter zijn kansen en risico’s in te schatten. Als Boonen  niet zou durven te vallen zou hij nooit verder komen dan wat voorzichtige rondjes om de plaatselijke kerk.  

Fouten maken gebeurt en heeft een lerend effect. Toch zijn fouten maken in projecten in veel organisaties nog steeds taboe. Dit blijkt weer uit het leerzame en recente onderzoeksrapport van Twijnstra & Gudde. 42 bedrijven hebben een vragenlijst ingevuld en daaruit blijkt dat project evaluaties maar in 30% van de gevallen goed wordt uitgevoerd. Een gemiste kans! Want uit een (een wat ouder) onderzoek van oa. Cathy van Dyck blijkt dat resultaten van bedrijven met meer dan 10% verbeteren als men van fouten wil leren. Als projectmanager (maar ook de andere vier rollen!) heb je grote invloed op de foutencultuur in je project. Je kunt de acceptatie van fouten en daadkracht bij het oplossen daarvan zelf als projectmanager stimuleren. In het genoemde onderzoek van van Dyck geeft zij een paar adviezen om een foutcultuur te koesteren. Direct vertaalt voor projecten vier tips:

  1. Geef zelf het voorbeeld.
    In veel projecten  is de wil er wel om de foutencultuur te verbeteren, maar blijft het bij mooie woorden. De projectmanager zelf is vaak nog steeds niet bereid om fouten toe te geven, of blijft uit zijn slof schieten als een ander een fout maakt. Maar een project verandert pas als de projectmanager zelf verandert.’ 
  2.  Beloon.
    Beloon hetgene dat goed gaat in plaats van dat wat fout gaat te bestraffen. Spreek ook je waardering uit voor de manier waarop fouten worden opgelost.
  3. Zoek eerst de oorzaak, dan pas de dader.
    Als er iets misgaat, is de eerste prioriteit om de schade te herstellen en te leren hoe het volgende keer beter kan. Uitzoeken wie nou wat precies verkeerd heeft gedaan, kan daarna ook nog. Meestal werkt een hele project op dezelfde manier en gaat het net bij een pechvogel mis.’ 
  4. Organiseer leergeldbijeenkomsten ofwel project evaluaties.
    Combineer met regelmaat in je  projectvoortgang  wat er in  de afgelopen periode niet goed ging. Belangrijk is dat je zelf als eerste met de billen bloot gaat. Praat openlijk over je eigen fouten, dan zullen je teamleden ook vrijuit vertellen. Als leidinggevenden zelf geen fouten opbiechten, durft de rest ook niet.

Ik pleit er niet voor om zoveel mogelijk fouten te maken. Maar ik pleit er wel voor om te onderkennen dat er fouten gemaakt worden. Leer daarvan om in de toekomst minder fouten te maken. Maak er beleid van! Ik heb meegemaakt dat een go/no go (PID)  van een project werd uitgesteld, omdat er geen leerpunten van projectevaluaties in het projectplan waren opgenomen. De opdrachtgever baalde, maar het was wel een signaal van de organisatie om serieus te willen leren van projecten. A la Boonen: elk project kan weer beter kan zijn dan zijn voorgaande project! Uiteindelijk werkt het commitment verhogend.
Onthoud daarom dit: project evaluatie is beter leren blunderen. 

NB. Als je wilt weten hoe je (tussen) evaluties wilt uitvoeren, hoofdstuk 6.2 van mijn boek geeft praktisch (uitvoering) tips en handvatten

Een reactie plaatsen

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *