Scoping van het project.


Bij het opstarten van een project wordt altijd hard nagedacht over wat het projectresultaat zal zijn. Dit kan in een paar uur helder zijn maar kan ook maanden duren. Maar zodra helder is wat de opdrachtgever wil en de tijd daar is om een project te starten moet je je als projectmanager af gaan vragen hoe ga ik ervoor zorgen dat ik dit ga realiseren. In feite stel je jezelf de vraag: “wat ga ik straks opleveren waarmee voor mijn opdrachtgeven voldoende invulling is gegeven aan de opdracht”. Dit is het moment waarop voor mij een kernelement van projectmanagement naar boven komt: “Scoping”.

Onafhankelijk van wat voor project je aan het doen bent en in welke sector je dan ook zit ga je dus bepalen wat de scope van het project is. Het bepalen van de scope valt uiteen in twee onderdelen. Enerzijds kijk je naar wat de opdrachtgever allemaal van het project kan verwachten en anderzijds ga je vooral goed nadenken over wat je niet doet.

Als je kijkt naar wat je opdrachtgever allemaal van je kan verwachten is het raadzaam goed stil te staan bij je project deliverables. Wat zijn de producten die straks aan het eind van de streep opgeleverd worden. Zorg ervoor dat deze voldoende concreet (SMART-IE) zijn en koppel aan ieder product een eigenaar. Deze eigenaar moet formeel akkoord kunnen geven op het realiseren van een product. In mijn praktijk ervaring verbaas ik me er steeds over hoe concreet je in een beginstadium van je project al invulling kan geven aan meetbare eind- of tussenresultaten.

Naast dat je kijkt naar wat je allemaal gaat opleveren ga je je ook richten op wat je vooral niet doet in je project. Zorg ervoor dat je goed weet wat er in de omgeving waar je project zich afspeelt en benoem dit. Wat vaak vergeten wordt maar zeker zo belangrijk is, is dat je bij alles wat je buiten scope plaatst wel aangeeft waar het dan wel in scope is en stem dit af. Hiermee kan je met name in grote programma’s ervoor zorgen dat andere projecten goed aansluiten op jouw project. Waarvoor het ook handig is om aan te geven wat je niet tot je scope vindt horen is om het spanningsveld met de lijnorganisatie concreet te maken. De lijnorganisatie verwacht altijd meer van het project dan het project wil leveren. Daarnaast gaat het project er vaak vanuit dat de lijnorganisatie voorbereidingen treft om projectresultaten goed te ontvangen. Met scoping maak je dit concreet en benoem je de punten waar het mis kan gaan…
Op dit moment ben ik een groot project aan het doen voor een Nederlandse Bank. Hier ben ik bezig een onderdeel van de Bank waar verzekeringen verkocht werden vanuit de Bank los te maken, te splitsen en over te plaatsen naar twee partijen onder de verzekeringspoot van het concern. Dit project hangt in een complexe programmastructuur waarbij je veel afhankelijkheden hebt met andere projecten. Juist hier heb ik gemerkt dat het bewaken van mijn scope mijn project er regelmatig doorheen trekt. Met name vanuit andere projecten wordt door voortschrijdend inzicht steeds meer gevraagd dan door de opdrachtgever gewenst is. Als je scope in dit soort situaties dan scherp en helder is kan je altijd terug naar je eigen basis en daarmee ook andere op hun verantwoordelijkheid wijzen.

Even terug naar de rollen in het rollenspel. Als projectmanager speel je een belangrijke rol. Belangrijk is de afstemming met de opdrachtgever en ondersteuners van het project. Maar het lijkt erop dat er hier ook nog andere rollen zijn, zoals de ontvanger van projectresultaten (in de lijnorganisatie), of de collega projectmanager in grote programma’s. Hoe passen die in het rollenspel en hoe groot is hun rol voor jouw projectresultaat? Of herken je je in het artikel of juist helemaal niet… Laat het me weten als reactie op dit artikel…

Janno Roele (Innoformance)
Twitter: @jroele
LinkedIn: http://www.linkedin.com/in/jroele

Janno Roele is zelfstandig projectmanager en heeft jarenlange ervaring in het leiden van projecten voornamelijk bij Banken en Verzekeraars.

Tweet about this on TwitterShare on LinkedInShare on FacebookShare on Google+

Een reactie plaatsen

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Verplichte velden zijn gemarkeerd met *

2 gedachten over “Scoping van het project.