Selectieproces voor standaard software


Waterval selectie proces voor standaard software

Waar liggen de accenten wel?

Het selecteren en implementeren van een standaardsoftware pakket zijn over het algemeen twee afzonderlijke activiteiten. Voor de selectie wordt een aantal pakketten bekeken en de beste wordt gekozen. Voor de implementatie komen de consultants van de leverancier die het fixen. De leverancier heeft daarvoor z’n eigen aanpak, waar de klant weinig over te zeggen heeft. Als we er op in zoemen zien we dat er binnen die blokken nog veel meer activiteiten plaatsvinden.

Een softwarepakket is nooit gemaakt voor één klant. U krijgt dus nooit het perfecte pakket. Het pakket bevat vele functies waarvan u er slecht enkele gebruikt. Om zo min mogelijk last van ongebruikte functies te hebben en er voor te zorgen dat het pakket zich zo goed mogelijk functioneert moet het voor uw specifieke gebruik worden ingesteld. Daarnaast zullen er koppelingen met uw overige software moeten worden gemaakt. Projectmanagement en timing zijn van groot belang. Daar liggen de zwaartepunten bij het invoeren van standaard software.
Ander belangrijk element zijn de gebruikerstrainingen, iedere gebruiker moet weten hoe hij met het pakket moet omgaan. Bij een maatwerkoplossing is dat anders omdat de software naadloos aansluit op de organisatie en gebruiker hiervoor input heeft geleverd.

In een complexe omvangrijke omgeving kan veel tijd gaan zitten in de invoering. U zult niet de eerste zijn waarbij de invoering van een pakket langer duurt dat het ontwikkelen van maatwerk software. Van de invoering van SAP bij Shell is bekend dat het vele jaren heeft geduurd. Daarvoor reisde een team specialisten de wereld rond. Bij de ene landenorganisatie moest de invoering nog plaatsvinden terwijl bij de andere de 3e upgrade al aan de orde was.

Kan het met Scrum?

Dat is zeer de vraag. Want wat moeten we als sprint gaan benoemen? De implementatie van het pakket per afdeling? Maar als we de invoering bij inkoop doen kan verkoop nog niet bij de gegevens. Per deelsysteem? Wat heb je aan een productiemodule als er nog geen voorraad is.. Het hangt dus sterk af van het pakket en de organisatie of Scrum kan worden toegepast. Zelf heb ik nog geen succesvolle Agile invoering gezien.

Standaard aanpak bij standaard software

Selectie en Implementatie van Standaard pakketten SISp

Tussen de verschillende stappen vindt overdracht van informatie plaats. Vergelijkbaar met de overdrachtsmomenten tussen de verschillende projectfases bij de watervalmethodiek. Dit zijn de communicatiemomenten waarop het fout kan gaan. De communicatiestructuren die de  leverancier hanteert kunnen geheel afwijken van die van u. Binnen een methode is de communicatie gestandaardiseerd hetgeen fouten voorkomt.

In een uitgebreide reeks artikelen introduceert ITpedia de SISp methode (Selectie en Implementatie van Standaard pakketten). Een leidraad met best practices om standaardpakketten te implementeren binnen organisaties met een grote betrokkenheid van de eindgebruikers. Binnen de methode worden de projectorganisatie en de verschillende rollen van de medewerkers besproken.

Dit is gastblog van Wim Hoogenraad, eigenaar van ITpedia. Voor andere bijdrage van gastbloggers: zie hier

 

Tweet about this on TwitterShare on LinkedInShare on FacebookShare on Google+

Een reactie plaatsen

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Verplichte velden zijn gemarkeerd met *