Verwachtingen managen


Verwachtingen managen

Projecten – Heb jij ooit een project op tijd en binnen budget opgeleverd om vervolgens te ontdekken dat de opdrachtgever ontevreden is over het eindresultaat? Verwachtingen managen: voor beide partijen een leerzame maar vaak een onaangename ervaring. Belangrijkste oorzaak is dat over en weer de verwachtingen niet overeenkomen. Hoe kom dit?

Ik heb een keer zo’n ervaring opgedaan en weet het nog als de dag van gisteren. Ik voelde me redelijk gefrustreerd na een bijzonder moeilijke ontmoeting met een opdrachtgever die mij duidelijk maakte dat het project niet leverde zoals verwacht. Het project was echter simpelweg te langzaam voor mijn opdrachtgever, die in een zeer snelle markt opereerde. Hij geloofden niet echt onze eerste planning; ik veronderstelde dat ze blij waren met onze vooruitgang. Het managen van verwachtingen is een vitale vaardigheid voor elke projectmanager, niet alleen van de opdrachtgever, maar van alle stakeholders.

Verwachtingen: Wat en waarom?

Een verwachting is ‘een sterk geloof dat er iets gebeurt’ gebaseerd op mijn aannames en eerdere ervaringen. In normale omstandigheden verwachten wij dat bepaalde dingen op bepaalde voorspelbare manieren plaats vindt. Bijvoorbeeld onze auto start ‘s ochtends, of bij mijn favoriete Starbucks krijgt ik altijd dezelfde kwaliteit koffie enz. Zo vormen wij onze eigen beelden en verwachtingen van anderen. Andersom idem dito: wij voldoen aan de verwachtingen van degenen rondom ons. Natuurlijk gaat het leven nooit volgens plan, zekere in de snelle tijd waarin wij leven, waardoor de verwachtingen ook niet meer vanzelfsprekend gelijk blijven.

Uitdaging in projectmanagement

Een grote uitdaging in projectmanagement is vaker het managen van de verwachtingen van je zowel je opdrachtgever, maar ook je eigen team, eigenlijk van alle vijf rollen in je project. Enkele voorbeelden waar verwachtingen managen een ding zijn:

  • Onduidelijke doelstellingen
  • Verwarring over welke taak waar en wanneer moet plaatsvinden
  • Focus op de verkeerde prioriteiten, wat leidt tot verspilde tijd en verminderde productiviteit
  • Gebrek aan teamcommitment
  • Verminderd vertrouwen (tussen de vijf rollen)
  • enz

In een artikel van Grace Windsor las ik vijf thema’s waarin je verwachtingen van een project moet sturen maar ook te plannen. Dat vond ik een eye-opener: het managen van verwachtingen kan je plannen! De vijf zijn:

  1. Project planning,
  2. Project uitvoering (executie)
  3. communicatie,
  4. Minder toezeggen (en lever meer dan toegezegd)
  5. Persoonlijke verwachtingen.

Deze vijf worden uitgebreid beschreven in haar artikel. Het integreren van verwachtingsmanagement in je dagelijks werk kan je vandaag al mee beginnen, maar ook in je komende projecten. Gekoppelde aan de genoemde thema’s is een mooie start…. 

 

 

Tweet about this on TwitterShare on LinkedInShare on FacebookShare on Google+

Een reactie plaatsen

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Verplichte velden zijn gemarkeerd met *