Voorkom dat projecten uit de bocht vliegen


Projectmanager, voorkom dat je project uit de bocht vliegt

Projecten – Laatst zag ik een documentaire over rally rijden. Nu is misschien niet iedereen fan van deze autosport waarbij auto’s met extreem hoge snelheden over stoffige wegen rijden waar u en ik waarschijnlijk nog niet eens stapvoets willen rijden. Maar iets weerhield me door te zappen. Een kwartier kijken naar hoe rallyrijders samenwerken gaf me antwoord op een projectmanagement vraag die me vlak daarvoor gesteld werd door een klant.

Hoe vaak moeten we het doen?

‘Net zo vaak als nodig is!’ Dat was in eerste instantie mijn antwoord en terwijl ik het zei besefte ik dat met dit antwoord mijn klant en eigenlijk niemand geholpen was. Kijkend naar de rallyrijders deed me beseffen hoe sterk en belangrijk de gestelde vraag was, want er wordt eigenlijk zelden inhoudelijk stilgestaan bij de vraag

Hoe vaak er in een project nu eigenlijk gerapporteerd moet worden?

Mijn eerste antwoord was veel te impulsief, zeker omdat ik daar door de jaren heen over heb nagedacht en ook een set aan bruikbare criteria voor heb opgesteld. Criteria die, samen met het aanleren van een andere manier van kijken naar projecten, bepalen welke frequentie nuttig en nodig is.

Het parcours bepaalt

Hoe kunnen rallyrijders nu helpen inzicht te krijgen in de frequentie van projectrapportages? Nog niet zolang geleden sprak ik een klant die vertelde dat de manager die verantwoordelijk was voor het monitoren van de projecten een maandelijkse voortgangsrapportage van de projectleiders verlangde. De projectleiders dachten daar echter anders over. Zij vonden maandelijks buitensporig vaak; eens per twee of drie maanden was meer dan genoeg, ook omdat ze er geen tijd (lees mijn vorige blog druk, druk en nog eens druk) voor hebben.

Situatie afhankelijk rapporteren

Diezelfde periode liep ik rond bij een andere klant waar de meningen van de projectleiders volledig uit elkaar lagen wat betreft voortgangsrapportages. Het ene kamp maakte helemaal geen rapportage (“Ze worden toch niet gelezen”), terwijl het andere kamp projectleiders rapporteerde in de frequentie van de wekelijkse stuurgroep-vergaderingen. Wie had het nu bij het juiste eind?
De rallyrijders maakten prachtig zichtbaar dat de frequentie van rapporteren afhankelijk is van de situatie. Stuurman, navigator en het technische team bij de service punten onderweg, communiceren intensief. In de auto gaat het over de staat van het wegdek, de hoogte van de snelheid, de weersomstandigheden, het aanwezige publiek en zo gaat dat nog even door. Drie bochten vooruit geeft de navigator aan wat de bestuurder kan verwachten, naar welke versnelling hij moet schakelen en met welke snelheid gereden kan worden. Maar wat bepaalt de situatie dan in de genoemde projectomgevingen?

Omstandigheden en risico’s bepalen de frequentie

In het eerste voorbeeld ging het over onderzoeksprojecten waarin met een doorlooptijd van een paar jaar twee mensen 1 a 2 dagen per week aan het project werkten. In het laatste voorbeeld werkten meer dan honderd mensen, waarvan het overgrote deel externe consultants, fulltime aan één project met een doorlooptijd van start tot finish van een negen maanden.
De rallyrijders gaven het antwoord. Het eerste parcours kent een lage snelheid. Het wordt afgelegd in enkele jaren door twee mensen in twee dagen per week. De kans dat zij van de weg raken is vele malen geringer dan in het laatste traject waar in een kort tijdsbestek vele manuren worden gemaakt. Tijdig bijsturen maakt daar het verschil tussen hard op koers blijven of gierend de bocht uit vliegen.

Omstandigheden en risico’s bepalen de frequentie van informatie.

 

Tweet about this on TwitterShare on LinkedInShare on FacebookShare on Google+

Een reactie plaatsen

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Verplichte velden zijn gemarkeerd met *