Zonder stressen project voortgang maken


Projecten – Rapporteren over je project is een formele en informele manier om de status van een project te communiceren. Maar veel projectleiders vinden project rapportage ophoesten saai werk. Erger nog, rapporteren veroorzaakt vaak stress. Want het is soms doorgeven van informatie waar stakeholders niet op zitten te wachten. Vijf tips om dit te voorkomen.

Waarover?

Het maken van een projectplan kan al worden ervaren als een dwangbuis, sommige ervaren dat ook bij voortgangsrapportages. Er zijn natuurlijk handige (steeds meer webgebaseerde) projectmanagement tools en/of sjablonen om het rapportage werk tot een minimum te beperken en minder dwang te ervaren. In essentie wordt er altijd een update gegeven over:

  • De actuele status van de deliverables
  • Een risico overzicht en bijbehorende acties
  • Overzicht van het budget (geld en uren) 
  • Management samenvatting

Minder gedoe

Op Projectmanager.com las ik vijf stress reducerende tips om met minder gedoe een voortgangsrapport te maken:

  1. Gebruiker reminders van je software om je teamleden (en jezelf) te triggeren.
  2. Verspreid een voortgangsrapport zo breed mogelijk (dus niet alleen aan de stuurgroep), gebruik het als een communicatie instrument!
  3. Hoe makkelijker een rapport aan te passen is aan de huisstijl, des te minder gedoe (stress) om het te genereren.
  4. Rapporteer over mijlpalen in percentages compleet. Het geeft snel overzicht en voorkomt vragen (stress). En: het een positieve invloed op de motivatie van het team
  5. Wees zo visueel mogelijk in je rapportage. Voorkom lappen proza. het bespaard veel tijd (stress) om het te genereren.

De uitwerking en voorbeelden kun je verder op hun site lezen.


 

Tweet about this on TwitterShare on LinkedInShare on FacebookShare on Google+

Een reactie plaatsen

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Verplichte velden zijn gemarkeerd met *